Comment organiser la paperasse

Paperasserie - travail avec les documents et le support de documentation pour la gestion dans cette organisation particulière, régie par GOST R 51141-98 "Paperasserie et archivage. Termes et définitions." L'organisation du travail de bureau consiste à organiser l'enregistrement, le stockage et l'utilisation des documents entrants, sortants et internes dans les activités courantes de l'entreprise.

Manuel d'instructions

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Lors de l'organisation du travail de bureau, déterminez si votre entreprise, organisation, unités ou succursales géographiquement éloignées, prenez en compte ce fait et envisagez un mécanisme pour interagir avec ces unités. Le système de bureau doit être identique à celui du siège social afin d'éviter les problèmes lors de l'inscription et de la paperasse.

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Pensez à la forme de paperasse que vous utiliserez: centralisée, mixte ou décentralisée. Leur choix détermine la structure de l'entreprise (qu'elle ait des unités géographiquement éloignées) et l'équipement technique du service de gestion de bureau. Si ce service est de petite taille et n'est pas techniquement fourni, une partie de ses fonctions est transférée aux unités. Dans ce cas, la paperasse mixte a lieu. Dans le cas où ce service est équipé de tout le personnel, du matériel et des logiciels nécessaires, cette forme de tenue de registres sera centralisée.

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Dans chaque unité structurelle, sélectionnez une unité de dotation spéciale qui effectuera les travaux de bureau. Si cela n'est pas possible, alors nommez un autre employé qui combinera l'exercice de ses fonctions principales avec la fonction de commis.

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Déterminer le nombre et la nomenclature des cas, qui comprendra tous les documents entrants, sortants et internes. S'il s'agit de documents d'une organisation supérieure (mère), ils sont soumis au responsable pour examen; les documents des organisations subordonnées devraient être soumis pour examen à l'administrateur général chargé de travailler avec eux. En conséquence, les appels des citoyens - à ce député, qui est chargé de travailler avec la population.

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Après avoir identifié le cercle des correspondants, créez un classificateur par lequel vous pouvez immédiatement déterminer à quel groupe de correspondants ce document appartient. Par exemple, attribuez le code 01 pour les autorités publiques, le code 02 pour les lettres d'une organisation supérieure, le code 03 pour les fournisseurs, le code 04 pour les clients, etc. Cela contribuera à rationaliser la circulation des documents au sein de l'organisation.

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Décidez sous quelle forme le flux de travail sera effectué - dans un magazine ou une carte. Les deux formulaires sont mis en œuvre dans des programmes spéciaux de gestion électronique des documents. Si vous ne pouvez toujours pas acheter un tel programme, utilisez des journaux d’enregistrement de documents électroniques; ils peuvent être exécutés dans Excel.