Comment écrire une lettre au fournisseur

La correspondance commerciale requiert de la délicatesse, en particulier lorsqu'il s'agit de lettres au fournisseur, car le motif de l'appel peut être le non-respect des obligations de sa part, mais également de la part de votre organisation.

Manuel d'instructions

1

Si c'est la première fois que vous contactez un fournisseur pour lui commander des produits, utilisez le formulaire de demande standard de livraison de produit établi par cette organisation. Si cette déclaration n’est pas publiée électroniquement sur le site Web de l’organisation, écrivez une lettre gratuitement.

2

Si vous commandez plusieurs types de produits en différentes quantités, passez une commande sous forme de tableau avec le nom, l'article, la couleur du produit, si nécessaire. Notez l'obligation de payer pour les marchandises commandées, fournissez au fournisseur les détails de votre organisation, sur la base de ces données, le fournisseur établira un contrat. À la fin de la lettre, exprimez vos espoirs d'une coopération mutuellement bénéfique.

3

Si votre lettre au fournisseur concerne la mauvaise exécution par celui-ci de ses obligations contractuelles, la livraison intempestive de biens ou de biens de mauvaise qualité, qualité ou type, utilisez les chiffres d'affaires "Par cette lettre nous vous informons …", "Nous vous informons …". Indiquez clairement la raison pour laquelle vous ne pouvez pas accepter les marchandises expédiées. Reportez-vous au contrat ou à la demande de contrat, qui indique le nombre d'unités et le type de produit que le fournisseur aurait dû vous envoyer. Dans ce cas, le fournisseur sera plus facile de corriger son erreur.

4

Si votre lettre concerne l'impossibilité de payer les marchandises dans le délai fixé par le contrat, informez-en le fournisseur sous la forme la plus douce, mais en même temps officielle. Utilisez les chiffres d'affaires "Nous nous excusons pour le retard de paiement …", "En raison des circonstances, nous ne pouvons pas payer les factures avant …".

5

Dites à la contrepartie exactement quand vous avez l'intention de lui payer la dette et que cette obligation sera garantie d'être remplie par votre organisation. À la fin de la lettre, exprimez l'espoir que cet épisode n'affectera pas vos partenariats à long terme.