Document de transmission universel (UPD): règles de remplissage, application

Le document de transfert universel (UPD) a été développé par l'administration fiscale afin d'exclure de la circulation les documents se dupliquant et s'étirant, compliquant le processus de partenariat, la déclaration fiscale.

Le document de transmission universel (UPD) a été élaboré en 2011, mais n'a été utilisé activement qu'en 2013, lorsque la loi fédérale n ° 412 est entrée en vigueur. Il régit les relations entre les partenaires commerciaux, les personnes morales et le service des impôts. Initialement, le document avait le statut d'un envoi unique, c'est-à-dire qu'il pouvait remplacer la facture, mais à la fin de 2013, le Federal Tax Service avait proposé un projet sur la possibilité d'utiliser l'UDM comme déclaration pour la présentation au service des impôts. Il est permis de formuler et d'envoyer le DLC dans des formats écrits et électroniques.

Qu'est-ce que l'UPD

Le formulaire UPD est conçu de manière à vous permettre de saisir simultanément les données de deux documents, sans perdre aucune position ni information. UPD est doté des fonctions du document comptable principal et comprend les détails de la facture. Il est basé sur le formulaire de facture, complété par des positions du DPU (document comptable principal). Le formulaire est approuvé par la résolution spéciale n ° 1137 du Gouvernement de la Fédération de Russie. Selon lui, l'UPD contient:

• les données (éléments) qui sont inscrites sur la facture des marchandises,

• sections et colonnes du connaissement

• les articles et les articles de la facture pour la mainlevée des marchandises,

• acte complet d'acceptation ou de transfert de fonds.

L'UPD est régulièrement ajusté, des changements y sont introduits, correspondant aux changements de pratique et de règles de conduite, de reporting. Les fonctionnaires formant le DLC sont tenus de suivre ses modifications et de les suivre strictement. Les derniers ajustements sont datés de juillet et octobre 2017 et comprennent la saisie des identifiants du contrat (contrat, accord), l'ajout d'une colonne pour refléter le code produit, la déclaration en douane. Les modifications introduites sont enregistrées comme addendum à la résolution ou comme résolution indépendante. Ces dernières sont les résolutions nos 625 et 981 du Gouvernement de la Fédération de Russie.

Objet et principales fonctions du document

L'UPD peut être utilisé aux fins prévues - pour le transfert de biens (valeurs) ou la déclaration - et pour les grandes entreprises de tout type et les entrepreneurs privés et individuels, quel que soit le mode de taxation. Même ceux qui, pour une raison quelconque, sont exonérés de TVA, peuvent utiliser l'UPD comme document principal dans les cas suivants:

• lors de la fourniture de fournitures et de travaux contractuels

• services d'enregistrement fournis et reçus,

• remplir des transactions pour le transfert de propriété de tout type de bien,

• lors de l'examen des opérations et services de médiation.

La législation prévoit et autorise l'utilisation du TCD dans 2 cas (options) - comme facture et document fixant le transfert de quelque chose, uniquement comme document reflétant le mouvement des valeurs.

Si le deuxième statut de l'utilisation de l'UPD est pratiqué, vous n'avez pas besoin d'indiquer les données de facturation, car il ne s'agit que d'une confirmation du transfert d'actifs. La facture, si nécessaire, peut être établie sous une forme distincte, sous la forme d'une annexe à l'état comptable.

Les formulaires et le type d'enregistrement de l'UPD sélectionnés (papier ou électronique) sont nécessairement reflétés dans les documents de la politique comptable et fiscale de l'entreprise.

Quand et à qui puis-je utiliser UPD

La liste complète des cas dans lesquels le document de transfert universel peut être utilisé est publiée dans la lettre officielle du service fiscal de la Russie d'octobre 2013. Par exemple, la liste des applications économiques comprenait:

• expédition sans transport de marchandises ou d'objets de valeur directement à leur acheteur ou à son représentant autorisé,

• expédition des marchandises avec leur transport ultérieur et transfert à l'acheteur,

• fixation des travaux exécutés et livraison de l'objet au client,

• transfert de propriété de biens mobiliers et immobiliers,

• transfert de valeurs (biens) dans le cadre d'un accord de commission ou d'agence.

Une lettre du service fiscal de janvier 2014 a approuvé les capacités et fonctions supplémentaires de l'UPD - l'absence de restrictions sur la portée du document, la possibilité de fixer des opérations avec lui, non seulement avec des russes mais aussi avec des contreparties étrangères qui n'ont pas de référence territoriale (enregistrement) sur le territoire de la Fédération de Russie. Autrement dit, les contribuables et les agents commerciaux, les comptables ont le droit d'ajouter des documents supplémentaires au document, nécessaires pour enregistrer toutes les nuances de la transaction, les détails et les données, appliquer le formulaire pour refléter les opérations avec des partenaires étrangers.

Règles pour remplir un document

Avant de commencer à remplir le DLC, vous devez lui attribuer le statut 1 ou 2. Cet attribut est à titre informatif et. en fait, détermine les règles selon lesquelles le document est formé. L'UPD de statut 1 est à la fois une facture et un acte (document de transfert), nécessairement numérotés. UPD avec le document requis 2 - transfert (principal), dans lequel il n'est pas nécessaire de remplir les colonnes qui ne sont caractéristiques que pour la facture. Ils sont également numérotés, conformément à l'ordre des actes primaires établis.

Les spécialistes des entreprises peuvent prélever des échantillons de remplissage de l'UPD des deux statuts sur le site officiel du Service fédéral des impôts ou au bureau local de l'institution. De plus, sur les ressources Internet thématiques de comptabilité ou de fiscalité, il y a des instructions détaillées pour remplir le DLC, qui comprennent:

• règles pour déterminer le statut

• la position de la personne autorisée à rédiger et à approuver le document,

• procédure d'affichage des biens ou services,

• les données sur le produit qui doivent être indiquées, une liste des documents y relatifs et leur type,

• les règles de détermination de l'entité économique dans l'UPD,

• les détails de l'affichage des données sur les participants à la transaction, les accords précédemment signés entre eux.

Les documents compilés, quel que soit leur statut, sont enregistrés ou dupliqués dans les documents commerciaux et comptables de l'entreprise.

Correction d'erreurs dans l'UPD

Lors de la compilation d'un document, y compris l'UPD, toutes les données ne peuvent pas être saisies ou des erreurs peuvent être commises. Le Service fédéral des impôts donne des recommandations non seulement sur le principe de la déclaration de ce type, mais également sur la façon de corriger les erreurs ou d'éliminer les lacunes.

La procédure de modification dépend du statut du document:

• une erreur dans le coût des positions (biens) - un nouveau document est créé, le numéro d'origine étant sauvegardé, la date de la modification est inscrite sur la ligne correspondante (1a),

• une erreur dans les coordonnées de l'expéditeur ou du destinataire des marchandises, les numéros de carte de paiement ou les données douanières - remplir un nouveau formulaire avec enregistrer le numéro d'origine, saisir des données précises,

• une erreur dans le document d'origine sans affecter la facture - biffez une ligne, de sorte que les données source soient lues, et indiquez le nouveau montant (coût) en haut) marqué "fixe et signé,

• si l'une des opérations indiquées (statut UPD 2) est exonérée de taxe - corrigez la version originale et établissez une facture en complément.

Les corrections ne nécessitent pas la préparation d'une nouvelle UPD et son inclusion dans les documents comptables de l'entreprise.