Comment mettre en œuvre une approche processus

A partir de la mise en place d'un système de management de la qualité, nous sommes tous confrontés à l'exigence de base de la norme ISO 9001-2008 sur l'application par l'organisation d'une approche processus à la gestion. La mise en œuvre de l'approche processus nécessitera des efforts notables de la part du responsable de l'organisation, mais l'effet de cette mise en œuvre ne passera pas inaperçu.

La première étape consiste à présenter le travail de toute l'organisation comme un ensemble de différents types d'activités pour transformer les attentes, les besoins et les exigences de leurs clients en produits (services) dont ils ont besoin. Pour que le travail de l'organisation soit coordonné et conduise aux résultats souhaités, toutes les activités de l'organisation doivent être représentées comme des processus qui transforment les intrants (matériaux, informations, etc.) en extrants (produits, services, informations traitées, etc.).

Pour chaque processus sélectionné, il est nécessaire de déterminer les ressources (monétaires, matérielles, humaines, etc.) qui devraient lui être fournies et quel devrait être le résultat spécifique de chaque processus. En ce qui concerne les résultats du processus, il convient de noter que plus les exigences pour le résultat sont formulées clairement, plus il sera facile pour le personnel de réaliser l’étendue de sa contribution aux activités de l’organisation et plus transparent sera tout le système de gestion de l’organisation.

Pour garantir le contrôle du processus, un propriétaire de processus est affecté. Le propriétaire du processus est la personne qui gère le processus et est responsable de l'obtention du résultat souhaité du processus.

Pour garantir la possibilité d’une amélioration continue des activités de l’organisation, il est nécessaire de prévoir à l’avance la possibilité d’accumulation et d’analyse systématique des données sur l’efficacité et l’efficience des processus.

Une fois la partie méthodologique du travail sur la mise en œuvre de l'approche processus terminée, vous pouvez commencer les étapes pratiques. Tout d'abord, il est nécessaire de mener des séances d'information appropriées du personnel sur l'approche processus, d'apporter des exigences aux résultats des processus, de s'assurer que le personnel comprend la relation de tous les processus de l'organisation et l'importance de chaque processus dans les résultats globaux de l'organisation.

Afin d’assurer l’implication du personnel dans le processus d’amélioration continue des activités de l’organisation, il convient d’élaborer à l’avance un système de motivation du personnel approprié, visant à ce que le personnel atteigne les résultats de processus requis.