Comment rationaliser les contrats d'approvisionnement

La documentation de l'entreprise doit être conservée dans l'ordre. Afin que vous puissiez facilement trouver le bon contrat pour la fourniture de biens parmi d'autres papiers commerciaux, il vaut la peine de créer une étagère ou un dossier séparé pour eux. Mais pas seulement ça. Les contrats eux-mêmes doivent également être rationalisés.

Manuel d'instructions

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Rassemblez tous les contrats que vous souhaitez mettre en ordre et évaluez-les. Faites attention à la fréquence de leur conclusion et avec quels partenaires. Cela vous aidera à choisir un moyen de classer les documents.

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S'il y a de nombreux partenaires, un moyen d'arranger les contrats à la date de leur conclusion est plus approprié. Dans le cas où, sur une longue période, des contrats sont conclus avec les mêmes sociétés, ils peuvent être regroupés dans une catégorie distincte (dossier) par contreparties. Et dans certains cas, il suffit de classer simplement les accords par ordre alphabétique par les noms des entreprises partenaires.

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Quelle que soit la méthode que vous choisissez, n'oubliez pas que les dossiers volumineux sont très peu pratiques à utiliser. Examinez les contrats et retirez de la pile commune ceux qui ont expiré. Créez un dossier séparé pour eux. De tels contrats ne sont le plus souvent appliqués qu'au cas par cas, dans le travail quotidien ils ne sont pas nécessaires.

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Lorsque vous organisez les contrats par ordre chronologique, respectez les principes généraux de conservation et de stockage de la documentation. Dans les dossiers qui sont souvent utilisés, les contrats récemment conclus sont situés en haut. Vous trouverez ci-dessous des documents dont l'échéance est antérieure. Lors du dépôt dans les archives, au contraire, le premier doit être en haut, et le dernier contrat conclu ci-dessous.

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Utilisez des marqueurs, des étiquettes, des signets et d'autres fournitures de bureau pour séparer visuellement une catégorie d'une autre. Assurez-vous que ces délimiteurs sont clairement mis en évidence dans le dossier. Cela facilitera grandement la recherche des documents nécessaires.

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Une fois que tous les contrats de fourniture de biens sont disposés dans un dossier de manière appropriée, assurez-vous de faire un registre des documents. Prenez-le sur la couverture ou placez-le dans un dossier au-dessus de tous les contrats. Laissez des lignes vides dans le registre. Lors de l'insertion d'un nouveau contrat, saisissez les informations le concernant dans le registre.