Rapport de dépenses: comment remplir un document

Tout document basé sur la réception d'argent nécessite le bon formulaire. Si l'organisation a fourni à l'employé des fonds pour tout besoin, il est nécessaire de faire rapport pour lui en remplissant un rapport de dépenses.

Qui doit remplir le rapport de dépenses

Le directeur ne peut donner de l'argent à une organisation pour aucun employé sans raison. Initialement, une liste des employés qui ont le droit de recevoir des avances de fonds avec un rapport ultérieur devrait être établie. Pour cela, il est nécessaire d'établir et d'émettre une commande spéciale.

Si le subordonné a besoin de fonds pour mener à bien une entreprise, il doit fournir au directeur une déclaration sous forme libre. Il est nécessaire d'indiquer le montant requis et le but pour lequel l'argent est demandé. Si le directeur est d'accord avec la déclaration, il signe personnellement la déclaration et indique combien il autorise à emprunter des fonds et pour combien de temps.

Il est important d'indiquer que les espèces ne peuvent être délivrées qu'à un employé qui a déjà entièrement comptabilisé tous les montants précédemment reçus.

Parfois, un employé peut avoir besoin d'une procuration, qui doit être exécutée au nom de l'organisation selon le modèle établi n ° M-2 ou n ° M-2a. Ces formulaires ont été approuvés en 1997 par une résolution du Service fédéral de statistique de la Fédération de Russie.

Pour l'argent dépensé qui a été émis dans le service de comptabilité de l'organisation, un employé doit se présenter. Il y a une certaine période pendant laquelle il est nécessaire de remplir et de soumettre un rapport de dépenses. C'est 3 jours à compter de la fin de la période indiquée par le responsable de l'organisation sur le formulaire de candidature.

Si des fonds ont été fournis à l'employé pour ses besoins en matière de voyages d'affaires, il doit alors le signaler dans les 3 prochains jours ouvrables après son retour d'un voyage d'affaires.

Comment les dépenses sont confirmées pour le rapport de dépenses

S'il reste de l'argent à l'employé, il ne pourra pas le restituer à la caisse comme ça. Vous devez d'abord collecter tous les documents confirmant que l'argent a été dépensé spécifiquement pour les besoins pour lesquels ils ont été fournis. Il peut s'agir de chèques en espèces et de marchandises, de billets, de reçus, d'actes et d'autres formes de rapports stricts.

Après avoir reçu chacun de ces documents, il est impératif de vérifier si la date, le montant et les détails sont lisibles.

Tous les documents à l'employé devront être remis à la comptabilité.

Que se passe-t-il si le rapport de dépenses n'est pas rempli correctement

Si un employé a mal exécuté ou omis de soumettre un rapport préalable dans les 3 jours, l'autorité de contrôle considérera les fonds reçus comme un revenu, sur lequel il sera nécessaire de facturer la prime d'assurance et l'impôt sur le revenu des particuliers. Si par la suite l'employé fournit néanmoins tous les documents nécessaires et un rapport, le comptable devra alors recalculer.

Un employé autorisé de l'organisation peut retenir le montant pour lequel aucun rapport n'a été fourni sur le salaire de l'employé.

Règles de base pour la préparation d'un état des dépenses

La base de la fourniture du rapport de dépenses est les règles suivantes:

1. Le rapport de dépenses doit être accompagné de documents confirmant les montants dépensés.

2. Les documents doivent être présentés au plus tard 3 jours ouvrables après la fin du voyage d'affaires, la période spécifiée par le gestionnaire ou à partir du moment de se rendre au travail après une maladie ou des vacances.

3. Un rapport est établi sous une forme spéciale n ° AO-1. Il est également autorisé à utiliser le formulaire de rapport de dépenses, qui est approuvé par le chef de l'organisation.

4. Seul le gestionnaire doit être responsable de l'approbation du rapport de dépenses.

5. Le rapport de dépenses est rempli par l'employé qui a dépensé l'argent. De plus, certaines informations doivent être saisies par le comptable.

Dans le rapport de dépenses, les données suivantes doivent être indiquées:

1. Informations sur l'entreprise qui a émis l'argent de l'employé.

2. Informations sur l'employé qui a reçu des fonds de l'organisation.

3. Le but pour lequel il est nécessaire de fournir de l'argent à un employé de l'entreprise.

4. Montant.

5. Données sur toutes les dépenses avec confirmation.

6. Solde, le cas échéant.

À la fin, l'employé et les employés du service de comptabilité, qui ont émis de l'argent et reçu le reste, des signatures sont placés.

Aucun timbre n'est requis sur le rapport de dépenses. En effet, le document est interne. Et ne va pas au-delà de l'organisation. En outre, depuis 2016, toutes les personnes morales, et pas seulement les entrepreneurs individuels, ont le droit de ne pas endosser leurs documents avec leurs cachets et sceaux.

Le rapport est complété en un seul exemplaire. Il fait partie de la documentation d'origine et ne doit pas être confondu dans sa conception. Si pour une raison quelconque, il n'a pas été possible d'éviter les taches ou les remplissages incorrects, il est préférable de prendre un nouveau formulaire et de le remplir d'une nouvelle manière.